根據備案內容不同，商標代理機構備案書式分為以下四種：商標代理機構備案表、商標代理機構變更備案表、商標代理機構合并備案表、商標代理機構注銷備案/結算表等。需要備案的商標代理機構應根據各自的需求分別采用上述公告中發(fā)布的四種備案表之一。代理機構務必從中國商標網的商標代理欄目下的業(yè)務指南中下載備案的書式，并在電腦中輸入相關內容后打印該備案表（手寫輸入或自行設計的其他書式不符合要求）。
在填寫備案表時，應注意以下幾點：
1.身份證明文件編號。經常有代理機構在填寫此處時誤填法定代表人或經辦人的身份證號，導致備案不成功。實際上，此處應填寫代理機構的身份證明編號，即代理機構的的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照注冊號，或是律師事務所的執(zhí)業(yè)許可證號等。
2.負責人。實踐中此處經常誤填代理機構的經辦人姓名，或是誤填為某些部門負責人姓名等。實際上此項必須填寫代理機構法定代表人或負責人的姓名，且應與營業(yè)執(zhí)照或者律師事務所執(zhí)業(yè)證書上的法定代表人或者負責人姓名一致。
3.商標代理從業(yè)人員。由于不少代理機構從業(yè)人員眾多，此處特別提醒可以在附表中填寫從業(yè)人員的相關情況，而不必在備案表首頁上填寫。
4.負責人（簽字）。在備案表最下方的這一欄目，是唯一需要手寫簽字的地方，應由代理機構法定代表人或者負責人簽名并加蓋代理機構的章戳。
根據《商標代理機構備案辦理須知》的要求，商標局自收到備案材料之日起十五個工作日內對商標代理機構備案材料進行審核。符合要求的，予以備案；不符合要求的，通知商標代理機構補正，補正合格的，予以備案。
在實踐中，有很多代理機構對上述要求的理解存在誤區(qū)。不少心急的代理機構在寄出備案材料后不久或是商標局簽收材料兩三天后就打電話詢問備案情況。實際上，商標局對收到的代理機構備案材料審核，采取的是先記錄打碼而后掃描錄入電腦，再由審查員對掃描件進行審查的方式，整個過程必然需要一定時間。因此，不論是直接到大廳遞交材料還是通過郵寄辦理備案，都不可能短時間內走完整個審核流程，自然也不可能很快就得出備案成功與否的結論。而且，自2008年以來，商標代理機構數量持續(xù)快速增長。截至2015年12月31日，我國商標代理機構總數為23721家。其中，經工商登記的備案代理機構總數從2008年的3907家增加到2015年的15078家。律師事務所的備案工作從2013年開始，截至2015年年末，共計備案律師事務所8643家。因此，從程序及工作量兩方面情況看，商標局能在收到備案材料之日起十五個工作日對備案材料進行審核并作出結論，速度已經比較快了。
此問題的實質是哪些市場主體需要向商標局提出備案。根據《商標法實施條例》的規(guī)定，商標代理機構從事商標局、商標評審委員會主管的商標事宜代理業(yè)務的，應當向商標局備案。商標代理機構分為兩類：
第一類是從事商標代理業(yè)務的律師事務所。2012年11月，國家工商總局與司法部聯合下發(fā)《律師事務所代理業(yè)務商標代理業(yè)務管理辦法》，確立了律師事務所作為商標代理機構的身份。所有的律師事務所都可以到商標局備案后從事商標代理業(yè)務。
第二類是在工商和市場監(jiān)管部門登記的商標代理服務機構。通俗地講，就是由工商、市場監(jiān)管部門發(fā)給營業(yè)執(zhí)照的商標代理服務機構。在實踐中主體資格出問題較多的主要是這一類。具體而言，相關法律法規(guī)對從事商標代理業(yè)務的市場主體要求是“機構”，而以個人名義在工商和市場監(jiān)管部門登記的個體工商戶不被認為是“機構”，因此不能在商標局備案并從事商標局、商標評審委員會主管的商標事宜代理業(yè)務。值得注意的是，個體工商戶雖然不能在上述范圍內代理商標注冊、異議等業(yè)務，但不妨礙其開展商標咨詢等業(yè)務。因此，凡是希望開展商標代理業(yè)務的個人，需要先注冊公司后再向商標局提出備案申請。
根據《商標代理機構備案辦理須知》的要求，經工商、市場監(jiān)管部門登記的商標代理機構，其經營范圍中應當含有“商標代理”或者“知識產權代理”項目。但實際上，由于商事制度改革正在全國范圍內不斷深入，有關經營范圍的問題已成為備案過程中令許多代理機構“頭疼”的問題。總結起來，常見的問題主要有以下幾種：
一是營業(yè)執(zhí)照中明確寫入經營范圍，但沒有寫入“商標代理”或“知識產權代理”及相關項目。這種情況較為常見，此項備案肯定不成功。解決方式是代理機構到發(fā)證機關要求增加經營范圍，將“商標代理”或“知識產權代理”內容列入營業(yè)執(zhí)照登記的范圍。
二是營業(yè)執(zhí)照中雖然沒有“商標代理”或“知識產權代理”，但寫入了相關項目。這種情況下，代理機構備案成功與否取決于商標局對相關項目的判斷。比如，營業(yè)執(zhí)照上登記的“商標咨詢”“知識產權顧問”等項目，一般認為不符合須知要求，而“知識產權服務”“商標注冊代理服務”等項目則可能被認為符合規(guī)定而通過備案。因此，建議代理機構最好還是嚴格按照須知要求，將“商標代理”或“知識產權代理”內容列入營業(yè)執(zhí)照登記，以確保通過備案審核。
三是營業(yè)執(zhí)照中不再直接顯示經營范圍，而是要求在登記檔案等文件中查詢。此種情況在廣東、福建等一些商事制度改革開展較為深入的地區(qū)比較常見。代理機構提供的營業(yè)執(zhí)照副本復印件上已經完全沒有經營范圍了，此時需要代理機構提供顯示企業(yè)經營范圍等內容的登記檔案。
根據《商標代理機構備案辦理須知》的要求,在辦理商標代理機構備案、變更備案、合并備案等很多情況下，都需要提交蓋有登記主管部門章戳的工商營業(yè)執(zhí)照、律師事務所執(zhí)業(yè)許可證副本的復印件。該項要求的核心在于加蓋登記部門的章戳。在實踐中可能出現以下問題：
一是代理機構認為營業(yè)執(zhí)照（或執(zhí)業(yè)許可證）副本上已經加蓋了登記部門的章戳，因此只需向商標局提供復印件即可，復印出來的章戳也可以。這種認識是完全錯誤的。辦理須知中明確要求在復印件上加蓋登記部門章戳，一般人根據常識都知道復印的章戳是沒有法律效力的。商標局是依法進行代理機構相關事項備案，代理機構提供加蓋登記部門章戳的復印件就是提供具有法律效力的證明文件，只有登記機關的章戳（俗稱紅章、鮮章等）才有證明效力。
二是代理機構不清楚需要加蓋什么樣的章戳。雖然辦理須知中要求加蓋登記部門的章戳，但登記部門的章戳有很多種，應該加蓋哪一種才可以呢？根據筆者的經驗，只要是登記機關相關的章戳都是可以的。比如在某縣工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照副本復印件上加蓋“某縣工商行政管理局”字樣的紅色公章，或是加蓋“某縣工商行政管理局檔案查詢章”字樣的藍色鮮章等，都是符合要求的。
三是有的地方的工商局或市場監(jiān)管局不提供在營業(yè)執(zhí)照副本上蓋章的服務。由于全國商事制度與行政審批制度的改革，各個地方對加蓋行政機關或司法機關章戳的規(guī)定不盡相同。某些商標代理機構確實在蓋章問題上面臨困難。這里，筆者提出兩種解決辦法供參考。其一是通過檔案查詢的方式打印檔案材料，由登記部門加蓋檔案查詢章等；其二，如確實無法加蓋章戳，可通過公證書的方式證明所提供的復印材料真實有效。
首先需要明確的是，公證書并非必須提供的材料。在代理機構備案中，公證書是為了證明代理機構提供的營業(yè)執(zhí)照復印件等材料的真實性與有效性。因此，如果相關材料已經取得了主管部門的章戳，就沒有必要再提供公證書了。實踐中有代理機構既提供了加蓋主管部門章戳的材料又對該材料進行公證，這樣做雖不影響正常備案，但浪費了人力、物力，不值得提倡。另外，必須強調一點，就是報送給商標局的公證書必須是完整的原件。完整的公證書包括需公證文件的復印件及加蓋公證機構章戳的公證頁。有的代理機構雖然提交了帶有公證機構章戳的公證頁，卻沒有提供營業(yè)執(zhí)照副本復印件等需公證文件的復印件，無法確認公證的具體內容，導致備案失敗。有的代理機構只提交了公證書的復印件（復印的公證書與復印的章戳一樣，是沒有法律效力的），甚至只提供了公證書首頁有“公證書”三個字的復印件，自然不能成功備案。因此，代理機構一定要認真研讀《商標代理機構備案辦理須知》中關于公證書的內容，勿因疏忽導致相關業(yè)務辦理受阻。
不同于商標代理機構備案、合并備案、注銷備案，變更備案可分為兩種情形：一種是非重要事項的變更備案，一種是重要事項的變更備案。如代理機構變更的事項既有重要事項又有非重要事項時，參照重要事項的變更備案辦理。
對非重要事項的變更備案即對郵政編碼、電話號碼、電子郵箱、商標代理從業(yè)人員等項目的變更，只需填寫商標代理機構變更備案表并提交加蓋代理機構章戳的工商營業(yè)執(zhí)照或律師事務所執(zhí)業(yè)許可證副本的復印件與經辦人有效身份證明文件的復印件。簡言之，非重要事項的變更不必提供登記機關的證明及章戳，由代理機構自行準備相關材料即可辦理。
重要事項的變更備案即涉及代理機構名稱、地址、負責人變更的備案，除需要代理機構自身出具加蓋商標代理機構章戳的變更后的工商營業(yè)執(zhí)照或律師事務所執(zhí)業(yè)許可證副本的復印件及經辦人有效身份證明文件的復印件外，還必須提供登記主管部門出具的變更證明文件，或者加蓋登記主管部門章戳的變更證明文件的復印件，或者經公證的變更證明文件的復印件。也就是說，需要登記主管機關或公證機構證明其重要事項發(fā)生了變更。例如，某商標代理公司經營地址發(fā)生變更，需要提供當地工商、市場監(jiān)管部門提供的地址變更證明原件，或加蓋當地工商、市場監(jiān)管部門章戳的地址變更證明復印件，或經過公證機構公證的當地工商、市場監(jiān)管部門出具的地址變更證明復印件。
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